3 façons d’utiliser les solutions de visioconférence pour améliorer l’activité

3 façons d’utiliser les solutions de visioconférence pour améliorer l’activité

La visioconférence est la possibilité de connecter un flux vidéo et audio en direct et en temps réel entre au moins deux personnes. C’est une technologie née dans les années 1960 avec le lancement d’un appareil appelé « Picturephone» à l’exposition internationale de New York en 1964. De nos jours, cette technologie est évidemment beaucoup plus sophistiquée et fait partie de notre quotidien.

Les réunions à distance, par exemple, sont quasiment devenues une nécessité. Près des trois-quarts des cadres déclarent que leur réseau de collaborateurs et de fournisseurs est mondial, selon une étude de Forbes Insights. De plus, les deux-tiers des entreprises, ou presque, autorisent désormais leurs employés à pratiquer assez largement le télétravail. Cela ne s’explique pas seulement par des raisons pratiques. Les études montrent que travailler en dehors du bureau permet d’améliorer la productivité et réduit le nombre de départs.

Dans les cas où il est difficile de réunir les gens en personne, la visioconférence est la solution idéale. Pourquoi ? L’étude montre que voir ses collègues face-à-face, même virtuellement, crée un sentiment d’interrelation et renforce la confiance. Dans une étude mondiale réalisée en 2017 auprès de plusieurs milliers de personnes, 92 % des sondés ont déclaré que la visioconférence améliorait le travail en équipe et les relations.

Il y a pourtant une grande différence entre une collaboration virtuelle passable et une collaboration optimale. Vous voulez être sûr que les outils que vous utilisez vont aider votre équipe à travailler plus intelligemment. La visioconférence est l’un de ces outils stratégiques.

Les avantages de la visioconférence

Voici trois manières dont la visioconférence peut aider toutes sortes d’équipes à être plus productives, connectées et innovantes.

1. Visioconférence en ligne

La visioconférence en ligne est une solution utilisée par la plupart des entreprises pour leurs réunions virtuelles. Celles-ci ont découvert que les réunions vidéo amélioraient le moral et renforçaient l’implication, surtout pour les équipes distantes. Cela est dû en partie au fait que les communications reposent principalement sur des indices non verbaux. En vidéo, ces signaux passent. En communication audio, non. Certaines des meilleures solutions de visioconférence en ligne offrent également des outils tels que la prise de notes, le chat, la planification et le partage d’écran. Ces fonctionnalités rendent les workflows plus intégrés et plus efficaces. La plupart des outils proposent également des solutions mobiles pour que les employés puissent se connecter et participer à des visioconférences où qu’ils se trouvent.

La visioconférence en ligne est idéale pour :

  • les rencontres quotidiennes « entre deux portes » ou les réunions fréquentes en petits groupes destinées à aller vite (et qui peuvent, elles aussi, bénéficier de communications face-à-face)
  • les réunions d’équipe programmées à intervalles réguliers, au cours desquelles vous pouvez utiliser la visioconférence comme si l’équipe se trouvait dans sa propre salle de réunion ;
  • les entretiens d’embauche ;
  • les contacts avec les clients et le partage de données, d’informations sur l’avancement des projets ou d’idées ;
  • les réunions plénières internes où des informations importantes ou sensibles sont communiquées.

2. Diffusions en direct

Une diffusion en direct est une autre forme de visioconférence en ligne qui peut s’avérer extrêmement efficace, surtout pour établir des contacts en-dehors de l’entreprise. Elle vous permet de diffuser une réunion, une présentation, une conférence, un atelier ou un événement en direct et de toucher jusqu’à plusieurs milliers de spectateurs en ligne.

Ces derniers peuvent en outre participer en temps réel. Vous pouvez aussi enregistrer l’événement et le stocker pour une utilisation ultérieure par les employés ou les clients. C’est un excellent moyen de présenter votre travail ou d’attirer des gens vers votre entreprise grâce à une discussion passionnante ou un panel d’intervenants.

Les diffusions en direct sont un outil idéal pour :

  • les événements virtuels de toutes sortes, y compris les événements commerciaux ou marketing ouverts au public ;
  • les grandes réunions rassemblant tout le personnel ;
  • la prestation des principaux intervenants lors de conférences ou d’événements d’entreprise en direction d’un public interne ou externe ;
  • les réunions plénières virtuelles qui peuvent servir de forum invitant le personnel ou le grand public à dialoguer ;
  • les Webinaires.

3. Interopérabilité vidéo sur le cloud

La visioconférence sur le cloud n’est rien d’autre qu’un lieu de réunion virtuelle hébergée en ligne plutôt que dans votre bureau. L’interopérabilité, c’est la possibilité de faire fonctionner ensemble des systèmes techniques différents. Le grand intérêt de l’interopérabilité vidéo sur le cloud est que même si les participants à la réunion utilisent une série de technologies ou de logiciels différents, ils peuvent toujours accéder à une visioconférence. Cela s’avère particulièrement pratique si vous avez invité à une réunion ou un événement des clients, des utilisateurs ou des sous-traitants indépendants qui n’utilisent pas les mêmes systèmes que les vôtres.

L’interopérabilité vidéo sur le cloud est un formidable outil pour :

  • intégrer et connecter sans peine un large éventail d’appareils et de salles de conférence ;
  • partager des données, des tableaux de bord et des aides graphiques au cours d’une réunion, même si les participants utilisent des appareils et des logiciels différents ;
  • décloisonner les communications et améliorer la relation avec les clients.

Quelques idées de bonnes pratiques en matière de visioconférence

Certains de ces modèles, voire tous, peuvent aider à renforcer la motivation de vos collaborateurs et améliorer le travail en équipe. Mais ils peuvent aussi promouvoir votre travail auprès d’un public plus large et consolider votre base de clientèle, ce qui se traduira par de meilleurs résultats commerciaux. Quelques conseils simples peuvent également vous mettre sur la bonne voie.

Voici quelques bonnes pratiques en matière de visioconférence : 

  • Avant le début de la réunion, vérifiez que tous les composants technologiques fonctionnent, depuis la connexion Internet jusqu’aux microphones
  • Établissez un ordre du jour pour encadrer le déroulement de la réunion
  • Faites participer activement les membres de l’équipe l’un après l’autre pour éviter le brouhaha ou les temps morts
  • Utilisez des aides graphiques, des partages d’écran et d’autres outils collaboratifs pour favoriser la participation
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